Cách Doanh nghiệp quản trị truyền thông

Các doanh nghiệp phải xây dựng truyền thông cho riêng họ, khi các phương pháp quản trị truyền thông mang lại nhiều lợi ích kinh doanh. Truyền thông của một doanh nghiệp là tập hợp các cách được Doanh nghiệp đó áp dụng vào quá trình tương tác với khách hàng, nhân viên, đối tác, đối thủ, giới báo chí,… Cách quản trị truyền thông của các hầu hết các Doanh nghiệp hiện nay sẽ đề cập đến trong bài viết này.

Tổng quan khái niệm về quản trị truyền thông

Mỗi Doanh nghiệp đều đặt sự quan tâm của họ đến truyền  thông Nội bộ (Internal Communication và truyền thông Bên ngoài (External Communication). Đây là hai khái niệm căn bản nhất trong hệ thống ngành truyền thông. Truyền thông Bên ngoài (TTBN) chú trọng tới xây dựng  định hình ảnh, danh tiếng,  thương hiệu của Doanh nghiệp, thì ngược lại Truyền thông Nội bộ (TTNB) hướng tới xây dựng văn hoá của Doanh nghiệp. Cả hai đều là  hoạt động quản trị truyền thông căn bản và quan trọng như nhau.

Quản trị truyền thông là một quy trình quan trọng nhưng phức tạp

Cách quản trị truyền thông của các Doanh nghiệp hiện nay

Các Doanh nghiệp luôn xác định mục tiêu của họ

Xác định mục tiêu sẽ giúp cho Doanh nghiệp có thể vạch ra được các chiến dịch dài hạn hoặc ngắn hạn của họ. Từng nhóm khách hàng mục tiêu có nhu cầu khác nhau và Doanh nghiệp cũng có các dịch vụ/ sản phẩm phù hợp với từng nhóm ấy. Xác định được đối tượng khách hàng hiện hữu và khách hàng tiềm năng cho chiến dịch sẽ giúp Doanh nghiệp xác định chính xác hơn mục tiêu và phương án tiếp cận.

Các Doanh nghiệp cần tuyển và phân việc đúng người

Một số gợi ý về kỹ năng và các doanh nghiệp cần xem xét khi thành lập đội ngũ thực hiện chiến dịch:

Nhóm kỹ năng viết: hoạt động truyền thông giờ đây tiến tới các nền tảng blog, post trên mạng xã hội, thư điện tử chứ không chỉ dừng lại ở báo, các bài quảng cáo thông thường. Kỹ năng viết của 1 nhân viên sẽ quyết định hiệu quả truyền đạt thông điệp.

Nhóm kỹ năng nghiên cứu: việc thu thập thông tin, số liệu, phân tích, là một điều cần thiết, điều này đòi hỏi nhân viên có khả năng nghiên cứu các dữ liệu thông tin thu về được. Nhưng khả năng sai sót của con người là có thể xảy ra. Đã có rất nhiều công cụ được tạo ra nhằm mục đích hỗ trợ thu thập thông tin xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác cho các Doanh nghiệp, điển hình như Kompa – một đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn cung cấp giải pháp thu thập thông tin bằng Trí tuệ Nhân tạo, Dữ liệu lớn và Máy học.

Nhóm kỹ năng tư duy phản biện:  Không phải chiến lược nào đặt ra đều có sự tán thành của mọi người, vậy nên kỹ năng tư duy phản biện kết hợp với các kỹ năng diễn giải thuyết trình sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp chiếm được sự tán thành của nhà đầu tư.

Nhóm kỹ năng kỹ thuật chuyên ngành: bao gồm các kỹ năng về phát triển dự án, điều hành dự án, quay phim,  thiết kế đồ họa, thiết kế website, điều hành chương trình, biên kịch hình ảnh và nhiều hơn nữa. Các kỹ năng này đa dạng và đội ngũ làm việc càng đa dạng và thốt nhất, chiến dịch truyền thông càng tiến xa.

Kompa là một đối tác hỗ trợ  thu thập quản trị truyền thông bằng Trí tuệ nhân tạo

Doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình

Xây dựng lộ trình một chiến lược truyền thông gồm có:

Mục tiêu:  Đáp ứng được chí SMART; và phân biệt giữa mục tiêu Internal và External mà chiến lược hướng tới.

Đối tượng hướng tới: KOLs (người có sức ảnh hưởng), chuyên gia trong ngành, các cơ quan, các cộng đồng nhóm mạng xã hội, các bài báo, cơ công ty truyền thông

Xây dựng chiến lược:  Doanh nghiệp tiến hành tìm câu trả lời cho các vấn đề Các công cụ được  sử dụng là gì? Phương pháp  đưa thông tin đến với công chúng? Làm thế nào tiếp cận và  như thế nào? Kế hoạch truyền thông diễn ra làm sao trên các nền tảng truyền thông đại chúng?

Phân tích rủi ro có thể xảy ra

Đặt ra hệ thống tiêu chí đánh giá mức độ thành công.

Doanh nghiệp cần phải theo dõi ngân sách

Dựa trên các chiến lược và mục tiêu đặt ra, các công cụ đã được chọn việc dự trù ngân sách là cần thiết khi mà một kế hoạch ngân sách hoàn chỉnh sẽ giúp cho Doanh biết được cách quản trị truyền thông của họ hiện tại có đang đi đúng hướng.

Doanh nghiệp phải theo dõi chiến dịch và cập nhập kế hoạch

Một kế hoạch, một chiến dịch chỉ hoàn hảo sau mỗi lần thực thi, tiến hành kiểm định kết quả, phát hiện sai lầm hiện tại và cải tiến cho những cách quản trị mới trong tương lai.

Doanh nghiệp không ngừng cải thiện chiến dịch

>>> Xem thêm : Hướng dẫn quản trị truyền thông đa kênh cơ bản cho Doanh nghiệp

Tổng kết

Mỗi doanh nghiệp có những cách quản trị truyền thông khác nhau nhưng đều có những điểm chung nhất định. Với sự chạy đua về thu thập thập thông tin để tạo lợi thế, nhiều Doanh nghiệp đang tiến đến ứng dụng các công nghệ cao hoặc hợp tác với các doanh nghiệp đối tác trong lĩnh vực giải pháp hỗ trợ truyền thông như Kompa, với hy vọng cải thiện cách quản trị truyền thông của chính Doanh nghiệp so với các đối thủ.