8 nguyên tắc xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ cần nắm rõ

Khủng hoảng truyền thông có những tác động tiêu cực đến doanh nghiệp, trong đó khủng hoảng truyền thông nội bộ còn gây ra hậu quả lớn hơn như tập thể mất đoàn kết, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Vì vậy cần có những nguyên tắc để xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả.

1. Phát ngôn cẩn trọng, trung thực và tích cực

Cho dù bạn là ai, khi đã đại diện cho doanh nghiệp phát biểu trước toàn thể cán bộ nhân viên, bạn nên có một thái độ tích cực, trung thực đối với mọi người. Mọi phát ngôn đều nên được suy nghĩ cẩn trọng và kỹ lưỡng và đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong các thông tin đưa đến nhân viên. 

Phát ngôn xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ    

Nên đưa ra các dẫn chứng mang tính thuyết phục về những kết quả, thành tựu đã đạt được, lý do hay những lợi ích,… là thông tin tích cực để thuyết phục dư luận nội bộ.

Trong hành động và lời nói luôn thể hiện sự cẩn trọng, trung thực và chân thành đối với đồng nghiệp và nhân viên trong thời gian diễn ra khủng hoảng truyền thông nội bộ.

2. Thu thập các dữ kiện

Thu thập dữ kiện sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ để đưa ra những tuyên bố trước nội bộ nhân viên. Điều này sẽ tránh gây ra những sai sót, vừa điều hướng dư luận theo hướng tích cực hơn.

Dữ liệu nên được thu thập bao gồm:

• Dẫn chứng về các nội dung tiêu cực trong khủng hoảng truyền thông nội bộ.
• Tổng hợp thông tin, dữ liệu cần được làm sáng tỏ trước dư luận.

Thông tin được cung cấp càng nhiều càng tốt nhưng sẽ không gây tác động xấu đến hình ảnh công ty, hay chủ thể cần được bảo vệ hình ảnh. Thông tin cần được nắm rõ bởi bộ phận PR, quản lý, lãnh đạo trước khi phát ngôn với cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp.

3. Lắng nghe mọi ý kiến

Hãy là người lắng nghe và ghi nhận mọi ý kiến của nhân viên. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết và hiểu được luồng thông tin tiêu cực đang tồn tại trong nội bộ và tìm ra được cách giải quyết phù hợp.

Lắng nghe ý kiến của nhân viên

Điều này cũng làm cho nhân viên cảm thấy được lắng nghe, sẽ giúp phần nào xoa dịu và thêm thiện cảm của họ đối với công ty.

4. Sẵn sàng nhận lỗi

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng đúng trong các cuộc khủng hoảng truyền thông nội bộ. Nếu mắc lỗi, đừng ngại ngần nói lời xin lỗi với nhân viên của mình để đổi lại sự đồng cảm của nhân viên.

Nếu lời xin lỗi có thể làm dịu dư luận, hãy cân nhắc và thực hiện nói lời xin lỗi để kịp thời xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ.

5. Kiểm soát tin tức

Trong quá trình xuất hiện và lan truyền thông tin tiêu cực, hãy nhanh chóng tìm cách kiểm soát, không cho tin tức lan rộng.

Kiểm soát tin tức để ngăn khủng hoảng lan rộng

Sẵn sàng thành lập 1 đội nhóm để kiểm soát thông tin và soạn thảo nội dung, dẫn chứng để thuyết phục nhân viên, và tìm kiếm sự ủng hộ. Chuẩn bị cho cả tình huống tệ nhất để có thể nhanh chóng phản ứng.

6. Tạo sự đồng cảm

Hãy tranh thủ tạo sự đồng cảm từ nội bộ nhân viên và chủ thể liên quan bằng những hành động đẹp và thái độ chân thành hợp tác. Thu hút được nhiều sự đồng cảm sẽ tạo ra hiệu ứng đám đông làm lay động nội bộ công ty, sớm xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ.

7. Thông điệp truyền thông cần là sự thật và chỉ một sự thật

Là nguyên tắc chính yếu trong xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ. Mọi thông tin được ra cần là thông tin chính thống, thống nhất với nhau, và hướng về một sự thật duy nhất.

Hướng đến sự thật

Tuyệt đối không đưa thông tin sai lệch, lúc nói thế này, lúc nói thế kia. Điều này có thể làm cho cuộc khủng hoảng trầm trọng và dữ dội hơn.

8. Người phát ngôn

Người đại diện phát ngôn cho doanh nghiệp cần là người có uy tín trong tổ chức, có khả năng giao tiếp, ứng xử khôn ngoan, nhanh nhạy và cẩn trọng trong mọi tình huống. 

Nếu sự kiện chỉ xoay quanh một cá nhân trong tổ chức thì cần đảm bảo có sự hỗ trợ và điều phối từ đại diện doanh nghiệp để kiểm soát và đối phó với các tình huống phát sinh.

Tổng kết

Những quy tắc trên đảm bảo cho việc xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ diễn ra hiệu quả. Tránh được những sai lầm cơ bản làm cho cuộc khủng hoảng trở nên trầm trọng hơn.

>>>Xem thêm: Hạn chế, xử lý khủng hoảng truyền thông